organisasi pendidikan

Dunia tengah berubah secara dinamis secara exponensial. Bukan lagi 1 atau 2 kali, tapi berkali-kali. Perkembangan teknologi, industri, dan hampir di semua bidang mengalami turbulensi yang luar biasa. Beberapa perusahaan besar yang adidaya di jamannya mengalami kerugian bahkan kolaps dan akhirnya tutup usia. Perusahaan ataupun organisasi barupun juga tidak kalah ekstrim tantangannya.

Ada yang menyebut kita sedang mengalami VUCA. Kondisi yang diadopsi dari istilah yang digunakan didunia militer menggambarkan kondisi yang serba berubah dan tidak pasti.

VUCA adalah akronim dari Volatile, Uncertain, Complexity and Ambiguity. Istilah VUCA pertama kali digunakan dalam dunia militer pada era sembilan puluhan untuk menggambarkan situasi medan tempur yang dihadapi oleh pasukan operasional dimana informasi medan yang ada amat terbatas. Bertempur dalam keterbatasan informasi serasa berjalan dalam kebutaan dan bisa menimbulkan chaos. Keadaan ini diistilahkan sebagai medan perang kabut (fog war).

Sekolah bisnis masa 1980-90an banyak mengajarkan cara mengelola situasi bisnis yang relatif mudah diprediksi. Rutinitas dan stabilitas menjadi dasar asumsi. Resep sukses di masa lalu dianalisa dan dicari formulanya lalu menjadi acuan untuk perencanaan.

Goal dan sasaran kinerja ditetapkan oleh perancang strategi perusahaan dengan alat semacam PDCA. Pada periode itu fokus organisasi adalah mengelola sumberdaya dengan efisien guna mencapai sasaran kinerja.

Cara seperti ini masih dapat diandalkan sampai tibanya lingkungan VUCA (Volatile, Uncertain, Complexity, Ambiguity). Kata volatile merujuk kepada gejolak perubahan yang labil dan cepat. Saking cepat dan derasnya arus perubahan, maka para pebisnis kesulitan mengantisipasi apa yang akan terjadi selanjutnya.

“The greatest danger in times of turbulence is not the turbulence. It is to act with yesterday’s logic.“

– Peter F Drucker –

Dalam situasi labil, memproyeksikan apa yang terjadi dimasa lalu justru bisa menyesatkan jika dijadikan acuan pengambilan keputusan. Para leaders perlu merespon dengan pola pikir yang tidak seperti biasanya. Skill dan pengetahuan yang tadinya menjadi andalan sangat mungkin justru tidak relevan lagi.

Baca Juga  Mengapa Pelatihan Tidak Berdampak?

Sebagian besar dari angkatan kerja dengan pengetahuan masa lalu justru kini bisa berubah menjadi beban perusahaan. Jika pengetahuan serta pengalaman mereka tidak dilengkapi re-skilling dan perubahan mindset akan sulit untuk mampu berenang didalam derasnya lingkungan VUCA. Team baru memerlukan leader yang bisa melakukan terobosan.

Mereka yang menjadi bagian team sukses masa lalu bisa jadi tidak termasuk dalam gerbong leader masa depan. Anggaran lima tahunan dengan cepat menjadi kadaluarsa. Bahkan anggaran dan sasaran kerja tahunan jika tidak kontinyu direvisi justru akan tidak relevan.

Dalam situasi VUCA para leader dituntut untuk memiliki kejelasan visi jangka panjang namun fleksibel dan adaptif dengan durasi tempo respon yang pendek. Value dan outcome menjadi pegangan untuk decision making. Visi jangka panjang tetap dipegang menjadi pemandu oleh leader. Namun pendekatan adaptif dan agile menjadi pendekatan di lapangan.

Nah, menghadapi siklus baru di tahun ajaran baru sertelah liburan hari raya Idul Fitri Direktur Utama KPI Grup, Dr. Shobikhul Qisom menyampaikan ada 3 strategi yang perlu dilakukan untuk bertahan di era VUCA dan dimasa organisasi mengalami siklus turnaround. Siklus dimana kurva pengembangan organisasi mengalami titik yang berpeluang untuk naik ke atas dan turun ke bawah.

3 Strategi tersebut diantaranya adalah:

1. Leadership

Pada strategi ini organisasi perlu mengkondisikan semua SDM yang ada untuk fokus pada pekerjaan dan tupoksi masing-masing. Kemudian meng-ajeg-kan kembali semua pekerjaan sesuai SOP (Standard Operation Procedure). Meningkatkan kualitas dan pengalaman teknis di tiap departemen serta melakukan perubahan dan inovasi secara bertahap dan berlaku adil terhadap semua karyawan sebagai seorang pimpinan.

2. Product Differentiation

Strategi yang kedua yaitu membuat produk/layanan yang berbeda dengan kompetitor. Setidaknya ada beberapa hal yang perlu diperhatikan saat menerapkan strategi ini yaitu:

  • Produk atau layanan yang kita buat harus unik (distinguishing feature), mempunyai fitur-fitur yang berbeda dan tidak dimiliki oleh lembaga lain. Contoh: penentuan jaminan mutu lulusan kita wajib berbeda dengan sekolah lain.
  • Produk atau layanan kita mempunyai daya tahan uji yang baik (reliability). Layanan yang kita buat juga harus teruji di khalayak umum. Teruji dari dampaknya, bertahan lama dan tentunya punyai nilai kebermanfaatan yang berumur panjang dimata masyarakat (walimurid kita)
  • Produk atau layanan kita harus juga mempunyai penampilan yang meyakinkan (performance). Contoh: profil sekolah yang berupa video, harus dibuat secara serius dan tidak terkesan ‘apa adanya’, bila perlu bekerjasama dengan para ahli dibidang sinematografi atau pakar desain grafis.
  • Produk atau layanan yang kita buat harus berkualitas, bukan hanya sekedar pemanis di brosur atau media promosi kita. Saat memasang Quality Assurance berupa lulusan sekolah mempunyai hafalan minimal 3 juz, lembaga harus benar-benar serius untuk menyiapkan programnya, memantau dan mengevaluasi program tersebut mulai dari siswanya pertama kali masuk kelas sampai ia di kelas akhir.
Baca Juga  Ind*m*ret Saja Sudah Berubah, Bagaimana dengan Kelas Anda?

3. Low cost

Strategi yang terakhir untuk menghadapi era VUCA dan siklus turnaround, organisasi atau sekolah harus tetap mengedepankan efisiensi dan efektifitas penggunaan anggaran. Penggunaan anggaran yang berlebihan dan seringkali keluar dari rapat kerja yang sudah dilakukan di awal tahun akan sangat berdampak pada strategi ini.

Pemilihan program saat rapat kerja disusun pun harus mempunyai semangat efisiensi dan efektif.

Dr. Shobikh menyampaikan di sesi penutup pembinaan dengan apa-apa yang harus dilakukan untuk mengimplementasikan 3 strategi ini yaitu:

  1. Membiasakan dan merutinkan kembali siklus PDCA (Plan-Do-Check-Action)
  2. Menjalankan SOP masing-masing departemen sesuai dengan jobdesc
  3. Memiliki mindset perbaikan terus-menerus (continuous improvement)
  4. Menjadikan mutu sebagai budaya

Kita akan membahas keempat hal ini lebih dalam di edisi berikutnya. 🙂

Nah, demikian artikel singkat mengenai Strategi Organisasi Pendidikan dalam menghadapi VUCA dan Kurva Turnaround. Semoga bermanfaat.

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *

This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.