Mengapa Sekolah Legendaris Ini Sekarang Sepi Siswanya (Bagian 3)

Saya akan lanjutkan pembahasan kita tentang PEPS pada tahap Pendataan yg merupakan aktivitas pengumpulan data calon siswa yg dibidik untuk diberikan edukasi, promosi agar mau mendaftar di sekolah kita. Dalam ilmu marketing dikenal dg aktivitas STP (Segmenting, Targeting, Positioning). Yuk, kita bahas bagaimana teknisnya pendataan ini ?

(P) PENDATAAN

Bulan Mei – Juni saya “kebanjiran undangan” dari sekolah dan yayasan yg sedang “mencari siswa“. Pada pertemuan dg guru2 TK di daerah Kanigoro Blitar bulan mei lalu saya dapat pertanyaan dari kepala TK, “Pak, sekarang kami kesulitan dapat siswa, lah…kalau kami ini dari TK, terus bagaimana pendataan calon siswa kami ?“. Ada seorang bu guru muda yang berseloro, “ya, ibu-ibu yang hamil“. Satu ruang tertawa menggelegar semua, “ha… ha…. ha…”.

Baik, kita bahas untuk pendataan di jenjang TK atau PAUD sebagai berikut.

• Tentukan radius perjalanan 30 menit, naik motor ke 4 penjuru mata angin; barat, utara, timur, selatan. Itulah area coverage TK.
• Identifikasi pada area tersebut keberadaan Rumah Sakit Ibu dan Anak (RSIA), dokter kandungan, bidan, posyandu, tempat penitipan anak batita. Selain itu lebih baik juga kalau kita juga dapat data pak RT dan tokoh masyarakat di area coverage TK tersebut.
• Kumpulkan data identitas dan kontak key person-nya; nama, no hp, WA, fb, ig, alamat dll. Cek kevalidan data tersebut.
• Bangun hubungan baik kepada key person-key person tersebut secara pribadi untuk mendapatkan data yg lebih banyak sebelum kita melangkah ke tahap berikutnya yakni memberi edukasi.

Selamat mencoba !

Kalau kita butuh aplikasi strategi mengumpulkan data, cara survey, teknik mendekati key person dan membuat sistem pendataan yg rapi. Alangkah baiknya kita ikuti workshopnya 🙂.

Nah, sekarang pendataan pada calon siswa jenjang SD adalah sebagai berikut.

• Tentukan radius perjalanan 60 menit, naik motor ke 4 penjuru mata angin; barat, utara, timur, selatan. Itulah area coverage SD.
• Identifikasi TK dan RA di area coverage tersebut.
• Kumpulkan data kepala TK dan RA tersebut, wali murid kelas B, pengawas TK/RA, Himpaudi, IGTK, koordinator Kelompok kerja kepala TK/RA, penerbit buku atau ATK dll yg men-supplay TK/RA tersebut, tokoh masyarakat di sekitar TK/RA tersebut dan instansi pemerintah, perumahan yg ramai, bank, perusahan dan instansi swasta yg banyak pegawai wanita mudanya. Data yg dikumpulkan nama, alamat, no HP, fb, ig, dll.
• Bangun hubungan baik dg kepala TK/RA, ketua dan sekretaris Himpaudi, IGTK dan kelompok kerja kepala TK/RA. Jajaki peluang kerjasama dg mereka. Ingat anak yg mau masuk SD masih dominan ditentukan orangtuanya, maka pastikan kita dapat data orangtua TK B.

Sedangkan pendataan untuk calon siswa jenjang SMP, ada perbedaan antara SMP yg boarding (pondok pesantren) dengan SMP yg tidak boarding. Untuk SMP yg tidak boarding sebagai berikut:

• Tentukan radius perjalanan 90 menit, naik motor ke 4 penjuru mata angin; barat, utara, timur, selatan. Itulah coverage area SMP.
• Identifikasi SD dan MI dan instansi pemerintah, bank, perumahan yg ramai, perusahaan dan instansi swasta yg banyak pegawai keluarga mudanya di area coverage tersebut.
• Kumpulkan data kepala SD dan MI tersebut, wali murid kelas 6, pengawas SD/MI, koordinator Kelompok kerja kepala SD/MI, kontak person penerbit buku atau ATK dll yg mensupplay SD/MI tersebut, tokoh masyarakat di sekitar SD/MI tersebut dan key person instansi pemerintah, bank, perumahan yg ramai, perusahaan dan instansi swasta yg banyak pegawai keluarga mudanya. Data yg dikumpulkan nama, alamat, no HP, fb, ig, dll.
• Bangun hubungan baik dg kepala SD/MI, kelompok kerja kepala SD/MI. Jajaki peluang kerjasama dg mereka.

Ingat anak yg mau masuk SMP 50% masih ditentukan orangtuanya, maka pastikan kita dapat data orangtua siswa SD/MI kelas 6. Data orangtua siswa yg kita kumpulkan minimal 10 kali dari jumlah pagu PPDB kita.

Kita lanjutkan pendataan untuk calon siswa jenjang SMA, untuk SMA juga ada perbedaan antara SMA yg boarding (pondok pesantren) dengan SMA yg tidak boarding. Untuk SMA yg tidak boarding sebagai berikut :

• Tentukan radius perjalanan 90 menit, naik motor ke 4 penjuru mata angin; barat, utara, timur, selatan. Itulah area coverage SMA.
• Identifikasi SMP dan MTs dan instansi pemerintah, bank, perumahan yg ramai, perusahaan dan instansi swasta yg banyak pegawainya berusia 38 – 50 tahun di area coverage tersebut.
• Kumpulkan data kepala SMP dan MTs tersebut, wali murid kelas 9, pengawas SMP/MTs, koordinator Kelompok kerja kepala SMP/MTs, kontak person penerbit buku atau ATK dll yg mensupplay SMP/MTs tersebut, tokoh masyarakat level kabupaten/kota dan key person instansi pemerintah, bank, perumahan yg ramai, perusahaan dan instansi swasta yg banyak pegawai keluarga mudanya. Data yg dikumpulkan nama, alamat, no HP, fb, ig, dll. Cari data perolehan UN SMP di laman: https://puspendik.kemdikbud.go.id/hasil-un.
• Bangun hubungan baik dg kepala SMP/MTs, kelompok kerja kepala SMP/MTs. Jajaki peluang kerjasama dg mereka.

Ingat anak yg mau masuk SMA 80% ditentukan anaknya sendiri, maka pastikan kita dapat data siswa SMP/MTs kelas 9. Data siswa SMP dan MTs yg kita kumpulkan minimal 10 kali dari jumlah pagu PPDB kita.

Sulit ngitungnya ? Gampang… Ambil kalkulator ya.

Untuk SMP dan SMA yg boarding school bagaimana ? Sebelum membahasanya, saya boleh bertanya ? Kalau sekolah kita boarding, bisa tidak siswa dr luar daerah, sekolah di sekolah kita ? Jawabnya pasti bisa. Kalau begitu kita tidak perlu menentukan area coverage untuk boarding school . Jangkaunya bisa dari seluruh penjuru dunia.

Pendataannya sebagai berikut.

• Kumpulkan dari internet data ormas, tokoh masyarakat daerah, kepala SMP dan MTs, koordinator Kelompok kerja kepala SMP/MTs, kontak person penerbit buku atau ATK dll yg men-supplay SMP/MTs di daerah sasaran. Data yg dikumpulkan nama, alamat, no HP, fb, ig, dll. Cari juga data perolehan UN SMP di laman : https://puspendik.kemdikbud.go.id/hasil-un.
• Bangun hubungan baik dg tokoh daerah, ormas daerah, kepala SMP/MTs, kelompok kerja kepala SMP/MTs. Lakukan silaturahim ke mereka, beri pemahaman yg utuh tentang boarding school kita dan tawari kerjasama dg mereka, sebagai tempat pendaftaran daerah.

Bagaimana caranya mencari mitra PPDB daerah ?

Kalau penasaran, bisa kita sharing langsung.

(E) Edukasi

Edukasi merupakan aktivitas memberikan pencerahan, menumbuhkan kesadaran, meningkatkan pemahaman tentang berbagai macam pengetahuan yg berkaitan baik langsung maupun tidak langsung dengan visi sekolah kita.

Saya mulai dari sebuah cerita, bulan Desember tahun lalu, KPI mengadakan Diklat direktur dan pengurus yayasan. Di selah-selah istirahat ada salah satu peserta yg mendekati saya. Beliau menyampaikan, “yayasan kami sudah mengeluarkan budget yg besar untuk pasang iklan di media masa, pasang baliho, spanduk di mana- mana, sebar brosur ribuan lembar. Tapi kok, hasil PPDB sekolah kami tidak meningkat?“.

Kalau Anda ditanya tentang hal itu, kira-kira apa jawaban Anda?

(Bersambung)

Dr. Shobikhul Qisom, M.Pd
KPI Surabaya
Professional Education Coach